Organisering

Noen bruker eksterne restauranter eller cateringaktører, mens andre bruker fri­villige til å lage maten. Det er også mulig å velge en todelt løsning, for eksempel at eksterne lager maten til publikum og artister, mens frivillige lager maten til øvrige frivillige. ­Uansett hvordan du som arrangør velger å ­organisere matserveringen, er det viktig å tenke gjennom hvilke krav du stiller til de som skal lage maten. Er det viktig at den lages av lokale aktører, eller er det viktigst at aktøren har erfaring med servering på større arrangementer?

Har dere bestemt dere for en øko­logisk profil på arrangementet, er det avgjørende at dette kommuniseres i rekrutteringen av mataktører. Inkluder informasjon om dette i samarbeids­avtalen, og sett gjerne opp et konkret økomål i avtalen. Skal arrangementet også ha en Debio-godkjenning, krever dette litt ekstra fra mataktøren. Dette bør stå i avtalen. Uansett hvem som skal tilberede og servere maten, er det viktig at disse har nødvendig kunnskap og enga­sjement for arrangementets profil. Da skapes også eierskap til konseptet, og det er større sjanse for å lykkes.

Fasilitetene på et arrangement er ofte begrenset, og dette kan være en utfordring. Mange har god erfaring med å tilberede maten og rettene i forkant av arrangementet, for så å gjøre de siste forberedelsene på selve arenaen. For eksempel kan supper og gryter tilberedes og fryses ned i god tid. Bønner og linser kan kokes i forkant og dressinger og sauser kan lages dagen før. Vær ute i god tid med å informere om hvilke fasiliteter mataktørene har å forholde seg til, og ta dem gjerne med på en befaring i forkant.

Gjennomføring

Food truks, eller mobile matvogner, har også kommet til Norge. Fra food trucks serveres gatemat, et konsept som lenge har vært populært i varmere strøk som et alternativ til restauranter. Dette er egentlig ikke et nytt konsept her til lands – alle kjenner til pølsebodene som florerte i Norge på 60- og 70-tallet, før gate­kjøkkenene tok over. Imidlertid er den nye gatematen mer variert og konseptbasert, med fokus på lokal og øko­logisk mat, gourmetmat, asiatisk mat og fingermat. Gatemat ­egner seg på arrangement – rask, billig, enkel mat som kan spises i farta. Flere mataktører har sin egen matvogn. I vognen finnes fasilitetene som trengs for å tilberede og servere maten, samt at vognen enkelt kan fraktes rundt og tar liten plass på et arrangement.

En annen mulighet er å sette opp egnete mattelt med tilgang på vann og vaskemuligheter, med nødvendig plass og utstyr til matlaging. Slike telt er en billig investering og praktiske i bruk. Maten kan tilberedes og serveres uavhengig av vær og vind.

Ikke alle arrangører har like god tilgang på ressurser til bruk på matserveringen. Da kan et alternativ være å sette opp store griller rundt omkring på området. Grillene kan kanskje sponses av lokalt næringsliv. Grillmat og ferdig tilbehør kan selges på området, og publikum kan grille selv. Vær oppmerksom på risikoen ved slik servering på barne­arrangement eller på et arrangement som har alkoholservering. Sørg for gode løsninger for køordninger, sikkerhetsrutiner og brannslukking.